Integritetspolicy

1. Om den här policyn

Här beskriver vi hur RA Motor AB (”vi”, ”oss”, ”vår”) behandlar dina personuppgifter när du kontaktar oss, besöker ramotor.se, köper eller säljer ett fordon, bokar provkörning eller lämnar in bilen på verkstad.

Din integritet är viktig för oss. Vi följer dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR) och svensk kompletterande lagstiftning. RA Motor AB är personuppgiftsansvarig för de behandlingar som beskrivs här. För vissa behandlingar, till exempel garantiärenden och återkallelser, är även distributören eller importören personuppgiftsansvarig för sin egen del av hanteringen.

Policyn är skriven för att vara enkel att förstå. Har du en fråga om något du läser här är du välkommen att höra av dig, kontaktuppgifter finns längst ned på sidan.

2. Vilka personuppgifter vi samlar in

Vilka uppgifter vi behandlar beror på vad du gör hos oss. De vanligaste kategorierna är:

• Kontaktuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer och i vissa fall adress.
• Fordonsuppgifter: registreringsnummer, chassinummer, mätarställning, utrustning, samt uppgifter om en bil du vill byta in eller sälja.
• Ärendeuppgifter: din förfrågan, offerter, provkörningar, bokningar, reservationer, service- och reparationshistorik samt vår korrespondens med dig.
• Köp- och betalningsuppgifter: avtal, fakturor, betalningsstatus och, vid kreditköp, uppgifter som behövs för kreditprövning. Kortnummer hanteras av vår betalleverantör, inte av oss.
• Uppgifter du lämnar via webbplatsen: intresseanmälningar, värderingsförfrågningar, bevakningar av bilar, jobbansökningar och nyhetsbrevsanmälan.
• Teknisk information om ditt besök: IP-adress, enhets- och webbläsartyp samt hur sidan används. Detta samlas in via cookies och liknande tekniker, i vissa fall först efter ditt samtycke.
• Personnummer, endast när det behövs, till exempel vid registrering i vägtrafikregistret, kreditprövning eller för att säkert identifiera dig.

3. Så här behandlar vi uppgifter i olika situationer

Kontakt- och offertförfrågningar. När du hör av dig via telefon, e-post eller ett formulär använder vi dina uppgifter för att svara, ta fram offert och följa upp ärendet. Rättslig grund: åtgärder inför avtal, eller vårt berättigade intresse av att kunna besvara den som kontaktar oss.

Provkörning och bilintresse. När du bokar provkörning eller anmäler intresse för en bil sparar vi uppgifterna för att planera besöket, förbereda fordonet och återkomma till dig. Vid provkörning kan vi behöva kontrollera körkort. Rättslig grund: åtgärder inför avtal och vårt berättigade intresse av att kunna genomföra och dokumentera provkörningen.

Köp och försäljning av fordon. Vid köp, inbyte eller försäljning behandlar vi uppgifter för att upprätta avtal, hantera betalning och finansiering, registrera ägarbyte hos Transportstyrelsen samt hantera garantier och reklamationer. Rättslig grund: fullgörande av avtal samt rättslig förpliktelse (bland annat bokförings- och registreringskrav).

Service och verkstad. Vid bokning och utförande av service, reparation eller besiktning behandlar vi kontakt- och fordonsuppgifter samt arbetets innehåll. Vi sparar service- och reparationshistorik kopplad till fordonet så att du och framtida ägare kan ta del av den. Rättslig grund: fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse och vårt berättigade intresse av en komplett fordonshistorik.

Formulär på ramotor.se. Uppgifter du lämnar i våra formulär skickas till rätt avdelning eller anläggning och sparas i våra system så att ärendet kan hanteras och följas upp. Rättslig grund: åtgärder inför avtal eller berättigat intresse. Att fylla i ett formulär innebär inte i sig att du anmäler dig till nyhetsbrev.

Kundrelation och administration. Vi behandlar uppgifter för att administrera kundrelationen, hantera ärenden och klagomål, sköta bokföring samt kunna försvara rättsliga anspråk. Rättslig grund: fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse och berättigat intresse.

Direktmarknadsföring och kundkommunikation. Vi kan skicka erbjudanden, nyheter, påminnelser om service, besiktning eller försäkring, samt inbjudningar till event. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att marknadsföra liknande varor och tjänster till dig som är kund eller har visat intresse för oss, eller ditt samtycke när du själv anmält dig till nyhetsbrev. Du kan alltid tacka nej, se avsnitt 5.

4. Rättsliga grunder i klarspråk

Vi använder fyra rättsliga grunder:

• Avtal och åtgärder inför avtal: vi behöver uppgifterna för att kunna göra det du bett om, till exempel lämna en offert, sälja en bil eller utföra en service.
• Rättslig förpliktelse: lagen kräver det, till exempel bokföringslagen och registrering i vägtrafikregistret.
• Berättigat intresse: vi har ett tydligt affärsmässigt behov som vi bedömt väger tyngre än ingreppet i din integritet, till exempel att besvara förfrågningar, dokumentera fordonshistorik och marknadsföra till befintliga kunder. Du kan alltid invända mot en sådan behandling.
• Samtycke: används i de fall du aktivt valt något, till exempel nyhetsbrev eller icke-nödvändiga cookies. Ett samtycke kan när som helst återkallas, utan att det påverkar behandlingen dessförinnan.

5. Marknadsföring, avregistrering och Mailchimp

För utskick av e-post använder vi verktyget Mailchimp (Intuit Inc.). När du lämnar dina kontaktuppgifter via ramotor.se kan namn, e-postadress och telefonnummer synkroniseras till Mailchimp tillsammans med enkla etiketter om vilket formulär du använt, vilken ort eller anläggning ärendet gäller samt vilket bilmärke eller vilken modell du visat intresse för. Syftet är att kunna hantera kontakten, segmentera våra utskick och skicka relevant information i stället för generella massutskick.

Mailchimp behandlar uppgifterna för vår räkning som personuppgiftsbiträde och får inte använda dem för egna ändamål. Vi laddar inte upp känsliga uppgifter, personnummer eller betalningsuppgifter till Mailchimp.

Varje marknadsföringsutskick innehåller en avregistreringslänk längst ned. Du kan även när som helst kontakta oss så tar vi bort dig från utskicken. Att du finns registrerad hos oss innebär inte automatiskt att du samtyckt till nyhetsbrev, och att läsa den här policyn innebär inte att du godkänt marknadsföring.

Om du avregistrerar dig respekteras det. Vi återaktiverar aldrig en avregistrerad adress vid framtida synkroniseringar från webbplatsen.

6. Vilka kan få tillgång till dina uppgifter

Vi säljer aldrig dina personuppgifter. Uppgifter kan delas med följande kategorier av mottagare, alltid begränsat till vad som behövs:

• Distributör, importör och tillverkare, för garantier, återkallelser, kundnöjdhetsmätningar och statistik.
• Banker, kreditinstitut och försäkringsbolag, vid finansiering, kreditupplysning, betalning och försäkring.
• Transportstyrelsen och andra myndigheter, när lag kräver det.
• IT-leverantörer: webbhotell och molndrift för ramotor.se, databas- och lagringstjänster, samt leverantörer av support och drift.
• Leverantörer av e-post och utskick, inklusive Mailchimp för nyhetsbrev och e-postleverantör för bekräftelser och ärendemejl.
• Betallösningar, till exempel vid handpenning eller betalning online.
• Analys- och statistikverktyg för webbplatsen.
• Affärs-, verkstads- och annonssystem, inklusive de fordonsannonsplattformar där våra bilar publiceras.
• Rådgivare, revisorer och inkassoombud när det behövs för att tillvarata våra rättigheter.

7. Överföring utanför EU/EES

Huvuddelen av behandlingen sker inom EU/EES. Vissa av våra leverantörer, framför allt Mailchimp (Intuit Inc.) som är etablerat i USA, kan dock behandla personuppgifter utanför EU/EES eller ha support- och driftpersonal i tredje land.

När sådan överföring sker säkerställer vi en laglig grund för överföringen, antingen genom EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå, till exempel EU-U.S. Data Privacy Framework, eller genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler kompletterade med tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Vi har personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning.

Vill du veta mer om vilka skyddsåtgärder som gäller för en viss överföring, eller få en kopia av dem, kontakta oss enligt avsnitt 12.

8. Hur länge vi sparar uppgifterna

Vi sparar uppgifter så länge de behövs för ändamålet, därefter raderas eller anonymiseras de. Som riktlinje gäller:

• Kontakt- och offertförfrågningar som inte leder till affär: upp till 24 månader från senaste kontakt.
• Provkörningar, bevakningar och intresseanmälningar: upp till 24 månader, bevakningar tills du avslutar dem.
• Kundavtal och köpehandlingar: under avtalstiden och därefter så länge garanti, reklamationsrätt eller preskriptionstid löper.
• Bokföringsunderlag: sju år efter räkenskapsårets utgång, enligt bokföringslagen.
• Service- och reparationshistorik kopplad till fordonet: under fordonets livslängd, för att ge dig och kommande ägare en komplett historik.
• Marknadsföringsuppgifter, inklusive uppgifter i Mailchimp: tills du avregistrerar dig eller invänder, därefter sparas endast det minimum som krävs för att vi inte ska kontakta dig igen (en spärrlista).
• Webbplats- och cookiedata: enligt de lagringstider som anges i vår cookiepolicy.

9. Cookies och webbplatsdata

På ramotor.se använder vi cookies och liknande tekniker. Nödvändiga cookies krävs för att sidan ska fungera, till exempel för formulär, inloggning och säkerhet. Cookies för statistik och marknadsföring används endast om du samtyckt till dem i vår samtycksbanner.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt cookiesamtycke via bannern eller genom att rensa cookies i din webbläsare. En detaljerad beskrivning av vilka cookies vi använder finns i vår cookiepolicy.

När du gör en intresseanmälan, bokar provkörning, begär värdering av din bil eller skapar en bevakning sparar vi de uppgifter du lämnar för att kunna återkomma till dig. En bevakning kan avslutas när som helst via länken i utskicket eller genom att kontakta oss.

10. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du följande rättigheter, som du när som helst kan utöva kostnadsfritt:

• Tillgång: få besked om vi behandlar uppgifter om dig och få en kopia av dem (registerutdrag).
• Rättelse: få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.
• Radering: få uppgifter raderade när vi inte längre har rätt att behandla dem. Rätten gäller inte uppgifter vi enligt lag måste behålla, till exempel bokföringsunderlag.
• Begränsning: begära att behandlingen begränsas medan till exempel en rättelse utreds.
• Invändning: invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Invänder du mot direktmarknadsföring upphör vi alltid med den.
• Dataportabilitet: få ut uppgifter du lämnat till oss i ett strukturerat, maskinläsbart format när behandlingen bygger på avtal eller samtycke.
• Återkalla samtycke: när behandlingen bygger på samtycke kan du dra tillbaka det när som helst.
• Klagomål: vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se, som är tillsynsmyndighet i Sverige.

11. Så hanterar vi din begäran

Vi besvarar din begäran så snart som möjligt och senast inom en månad. Är begäran komplex kan tiden förlängas, och då hör vi av oss och berättar varför.

För att skydda dina uppgifter kan vi behöva säkerställa att det verkligen är du som hör av dig, till exempel genom att ställa kompletterande frågor eller be om legitimation vid besök i anläggningen.

12. Säkerhet och automatiserat beslutsfattande

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina uppgifter mot obehörig åtkomst, förlust och ändring, bland annat behörighetsstyrning, kryptering av trafik och loggning. Åtkomsten till personuppgifter är begränsad till de medarbetare som behöver dem i sitt arbete.

Vi använder enkel segmentering i våra utskick, till exempel utifrån vilken ort eller vilket bilmärke du visat intresse för. Vi fattar inga automatiserade beslut som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig. Kreditbeslut vid finansiering fattas av respektive bank eller kreditgivare, som då är personuppgiftsansvarig för sin egen bedömning.

13. Ändringar i policyn

Vi uppdaterar policyn när vår verksamhet, våra system eller lagstiftningen ändras. Den senaste versionen finns alltid på den här sidan, med datum längst ned.